Dématérialisation et profil acheteur, à partir de quel seuil faut-il s’y plier ?
La réforme des marchés publics de 2016, s’inscrivant dans le plan de transformation numérique de la Commande publique, met en avant une dématérialisation des échanges entre les acteurs des marchés publics, aussi bien pour les entreprises que pour les acheteurs publics (pouvoir adjudicateur).
Il est important de comprendre l’origine et les ambitions de cette transition électronique. Dans cet article, vous trouverez le nouveau montant du seuil de dématérialisation en vigueur depuis 2020, les avantages, les enjeux de ces procédés et une brève présentation des plateformes de dématérialisation : profil acheteur.
obligation et seuil de la dématérialisation des marchés publics
Depuis le 1er octobre 2018 (article 41 du décret n°2016-360, mars 2016, code des marchés publics), dans le cadre d’un marché public dépassant le seuil, il est obligatoire de transmettre tous les documents de la passation de façon dématérialisée. Cette obligation a apportée un certain nombre de modifications aux procédés d’un appel d’offre mais également à la réponse de l’entreprise.
Le 1er janvier 2020, le seuil de dématérialisation, étant jugé trop bas précédemment (25 000€ HT), a été réhaussé à 40 000€ HT (article R.2122-8 du code de la commande publique).
La dématérialisation du marché public est donc obligatoire si le montant du marché est supérieur 40 000€ HT. Si ce dernier est inférieur au nouveau seuil, l’acheteur n’est pas tenu d’utiliser les moyens de communication électroniques pour les marchés passés sans publicité ni mise en concurrence (articles R. 2122-1 et R. 2122-11).
modification des procédés d’un appel d’offre et de sa réponse
Mise à disposition des documents de la consultation
Depuis la réforme du droit de la commande publique, la transmission d’informations doit obligatoirement passer par une plateforme appelée profil acheteur si le montant du marché dépasse les 40 000€ HT. Les dossiers de consultation des entreprises (DCE) et autres documents informatifs doivent être déposés sur ce canal.
échanges et communications
Cette étape concerne l’ensemble de la procédure et intervient tout au long de cette dernière. Que ce soit pour la mise en ligne du téléchargement des dossiers de consultation, la réception des candidatures, offres et soumissionnaires, ou encore l’ensemble des échanges entre les entreprises et les acheteurs (informations complémentaires, négociation, remises et notifications…).
Cette dématérialisation des communications met fin à la transmission papier et sauf exceptions (article R. 2132-12 du code de la commande publique (CMP)), l’ensemble des échanges d’informations doivent être sous forme électronique et transféré électroniquement. Cette démarche concerne également la remise des dossiers de réponse et tout échanges, entre les deux partis, au cours de la passation.
En bref, l’ensemble des échanges réalisés entre l’entreprise et l’acheteur, dans le cadre d’un marché entrant dans les conditions de la réforme de dématérialisation, doivent passer par voie électronique, du téléchargement du DCE à la réponse au marché public.
Document unique de marché européen (DUME)
Le DUME est un des nouveaux documents permettant de présenter la candidature à des entreprises, au même titre que le dispositif marché public simplifié (MPS). C’est une attestation sur l’honneur qui peut remplacer des documents comme la lettre de candidature (DC1), la déclaration du candidat (DC2) ou encore la déclaration de sous-traitant(s) (DC4). Le DUME doit être transmis au format XML.
Bien que son utilisation simplifie la démarche, ce procédé n’est pas majoritairement utilisé contrairement aux DC1, DC2, ou encore DC4 permettant une meilleure compréhension et de meilleures précisions.
Signature électronique
La signature électronique des documents reste, elle, non obligatoire à la remise des candidatures/offres, bien qu’elle puisse être exigée dans le règlement de la consultation qu’il convient de respecter. Si une signature est faite de manière manuscrite, elle devra faire l’objet d’un scan et d’un envoi par voie électronique.
Si elle est demandée, elle doit être assurée par un certificat de signature électronique (CSE), délivré par l’Autorité de Certification (AC) et doit répondre au règlement européen elDAS (règlement UE n°910/2014). Le format de la signature est souvent précisé dans le règlement de la consultation et peut prendre 3 formes : XAdES, CAdES ou PAdES.
Facturation électronique et notification des décisions du marché
La notification du marché, consistant à transmettre une copie du marché à l’attributaire, peut également s’effectuer via le profil acheteur.
La facturation quant à elle, est obligatoirement délivrée par voie électronique pour toutes les entreprises. Pour fournir les factures électroniques, la plateforme Chorus Pro est mise à la disposition des entreprises pour faire parvenir les documents aux acheteurs.
les avantages de la dématérialisation
Ce changement relatif aux marchés publics avait pour objectifs : la simplification et la sécurisation des procédures mais également de permettre aux entreprises d’accéder plus facilement à la commande publique. Le fait de regrouper tous les documents au même endroit lors d’une commande de marché public est une aubaine pour les différents acteurs. De plus, la dématérialisation des procédures a permis de renforcer considérablement la sécurité juridique des échanges.
La dématérialisation a également épargné les marchés concluent sans publicité ni mise en concurrence, permettant donc aux acheteurs de procéder, dans cette situation, de la manière dont ils souhaitent. D’autant plus que l’allotissement d’un marché est encore autorisé pour rester en dessous du seuil de dématérialisation tant que le montant cumulé des lots ne dépasse pas 20% de la valeur estimée de tous les lots (article E. 2123-1).
Quand on traite un marché public, on se rend vite compte de la contrainte et la lourdeur des procédures administratives de la commande publique. Les règles juridiques et techniques sont nombreuses et pourtant les délais sont courts. La dématérialisation a considérablement facilité et allégé l’ensemble des formalités. Plus besoin de se déplacer, plus besoin de payer les frais d’affranchissement, plus besoin de papier, la signature électronique et les lettres recommandées électroniques simplifient la commande publique.
Un procédé s’inscrivant donc dans la facilitation de l’accès des entreprises aux marchés publics et la simplification des procédures.
zoom sur le profil acheteur
Le profil acheteur est la plateforme de dématérialisation (site internet) où l’acheteur public dépose le dossier de consultation des entreprises (DCE) pour que les candidats puissent le télécharger. De plus, l’ensemble des échanges et questionnements passent par cette dernière.
Il est choisi librement par l’acheteur, il utilise soit la plateforme proposée par les opérateurs du marché soit par une plateforme mutualisée. Peu importe le canal utilisé, le lien est accessible dans l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC).
Le profil acheteur doit permettre aux entreprises et aux acheteurs :
- De réceptionner et de conserver les candidatures.
- De réceptionner et conserver les offres, y compris celles hors délais.
- D’accéder à un service de courrier électronique (pour échanger des pièces).
- D’accéder à un historique des évènements.
- De poser des questions aux acheteurs.
- D’obtenir les documents justificatifs et moyens de preuve.
Si le montant du marché est supérieur au seuil de dématérialisation (40 000€ HT), alors, l’acheteur devra créer un compte sur le profil acheteur.
Pour les entreprises, si elles ne souhaitent que consulter les documents de la consultation, il n’est pas nécessaire de s’identifier, les documents sont accessibles gratuitement.
Pour être informé des modifications, voir les réponses de l’acheteur aux candidats mais surtout pour déposer une offre, il faudra vous identifier.
ACHATS DE L'ETAT
PLACE – Plateforme des achats de l’Etat
PLATEFORMES REGIONALES
Les plateformes varient selon la zone géographique, elles sont toutes énumérées ici.
SECTEUR HOSPITALIER
Achat-Hopital – Plateforme de dématérialisation de l’ensemble des établissements de santé et médicaux sociaux publics et privés non lucratifs.
ORGANISMES DE SECURITE SOCIALE
MEOSS – Portail des marchés publics des organismes de sécurité sociale
conclusion
Si le montant de votre marché est supérieur à 40 000€ HT ou si le montant cumulé des lots dépasse 20% de la valeur estimée de tous les lots, acheteurs et entreprises, vous êtes obligé de suivre les procédures de dématérialisation pour :
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- La mise à disposition des documents de la consultation sur le profil acheteur.
- L’ensemble des échanges et communications engagées à titre informatif mais également dans le cadre du dépôt de la réponse et de la passation.
- Signature électronique avec CSE ou scan de la signature manuscrite à chaque fois qu’elles sont nécessaires.
- Notification et facturation dématérialisées.
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